Certificado de cesantías: qué es, quién lo expide y para qué sirve

El certificado de cesantías es uno de los documentos que más pide el trabajador al área de recursos humanos, casi siempre cuando quiere usar ese dinero para vivienda o educación. Aunque suena parecido al certificado laboral, no son lo mismo ni los expide la misma entidad. Esta guía explica qué es el certificado de cesantías, quién lo emite, para qué sirve y cómo se solicita, para que puedas orientar al equipo sin equivocarte.

Qué es el certificado de cesantías

Las cesantías son una prestación social equivalente a un salario mensual por cada año trabajado (CST art. 249). Funcionan como un ahorro forzoso que respalda al trabajador cuando termina su contrato. Desde la Ley 50 de 1990, en la mayoría de los contratos el empleador no guarda ese dinero: lo consigna en un fondo de cesantías una vez al año.

El certificado de cesantías es el documento que acredita cuánto tiene acumulado el trabajador en ese fondo a una fecha determinada. Es, en esencia, un extracto del saldo de cesantías. Sirve de soporte formal cuando el trabajador quiere retirar una parte para un fin autorizado por la ley.

Quién lo expide: el fondo, no la empresa

Aquí está la confusión más común. El certificado de cesantías lo expide el fondo de cesantías donde están consignadas (por ejemplo, un fondo privado administrado por una AFP o el Fondo Nacional del Ahorro), no la empresa.

El rol del empleador es distinto y también importante:

• Consignar las cesantías en el fondo antes del 14 de febrero de cada año, de acuerdo con la Ley 50 de 1990.
• Certificar o autorizar la solicitud de retiro cuando el trabajador quiere usar sus cesantías para vivienda o educación, verificando que el destino sea legítimo.

Es decir: la empresa alimenta el fondo y autoriza el uso, pero el saldo y su certificado los administra y expide el fondo. Esto es distinto del certificado laboral, que sí emite el empleador para acreditar el cargo, el salario y el tiempo de servicio.

Para qué sirve: vivienda y educación

La regla general es que las cesantías no se pueden retirar mientras el contrato siga vigente. El CST art. 254 prohíbe los pagos parciales, justamente para que el trabajador conserve ese ahorro hasta que termine su vínculo. La ley contempla dos excepciones principales para retiros parciales:

• Vivienda (CST art. 256): compra, construcción, mejora o liberación de gravámenes de vivienda, y pago de impuestos que la afecten. Es el uso más frecuente.
• Educación (Ley 1064 de 2006): financiación de estudios del trabajador y, según la norma, de su núcleo familiar, en instituciones aprobadas.

En ambos casos el fondo suele desembolsar directamente al proveedor del servicio (la constructora, la entidad financiera o la institución educativa), no al trabajador en efectivo. Con eso se garantiza que el retiro se use para el fin autorizado. El certificado de cesantías es el documento que respalda ese trámite.

Cómo se solicita, paso a paso

El trámite combina al trabajador, a la empresa y al fondo. Como responsable de RRHH, este es el flujo que debes conocer para orientar:

1. El trabajador identifica el destino. Define si el retiro es para vivienda o educación y reúne los soportes (promesa de compraventa, factura de matrícula, etc.).
2. Solicita a la empresa la autorización. El empleador revisa que el destino sea uno de los permitidos por la ley y autoriza o certifica la solicitud.
3. El fondo valida y expide el certificado de saldo. Con la autorización, el fondo confirma el saldo disponible y emite el certificado de cesantías.
4. El fondo desembolsa al proveedor. El dinero se gira al destino autorizado, no en efectivo al trabajador, salvo los casos que la norma permita.

Para la consulta rápida del saldo, hoy casi todos los fondos permiten descargar el extracto o certificado desde su portal o app, sin pasar por la empresa. Conviene decírselo al equipo para ahorrar solicitudes repetidas.

Errores frecuentes que debe evitar RRHH

• Confundirlo con el certificado laboral. Si un trabajador pide el “certificado de cesantías” para un trámite de vivienda, lo que necesita es el extracto del fondo, no la carta laboral que emite la empresa.
• Autorizar retiros para fines no permitidos. Fuera de vivienda y educación, un retiro parcial de cesantías durante el contrato puede acarrear responsabilidad: el CST art. 254 obliga a reconocer de nuevo las sumas mal pagadas.
• No consignar a tiempo. No consignar las cesantías al fondo antes de la fecha límite genera una sanción de un día de salario por cada día de retraso (Ley 50 de 1990). Es uno de los incumplimientos más costosos y evitables.
• Olvidar los intereses. Además de las cesantías, el empleador paga al trabajador el 12% anual de intereses sobre ese saldo, directamente y por lo general en enero.

Preguntas frecuentes

¿El certificado de cesantías lo firma la empresa? No. Lo expide el fondo de cesantías. La empresa autoriza el retiro y, cuando se requiere, certifica datos laborales que respalden la solicitud.

¿Puedo entregar yo el saldo de cesantías al trabajador? Solo al terminar el contrato, como parte de la liquidación, o en los retiros parciales autorizados por vivienda y educación. Fuera de esos casos, el ahorro permanece en el fondo.

¿Cómo se relaciona esto con el cálculo de la liquidación? Las cesantías consignadas al fondo se descuentan del valor que liquidas al final, porque ya fueron entregadas. Para entender el cálculo completo, revisa la guía de cesantías.

Ordena la gestión de prestaciones y beneficios

Gestionar bien las cesantías (consignar a tiempo, pagar intereses y orientar los retiros) protege a la empresa de sanciones y da tranquilidad al equipo. Dotación Empresarial se ocupa de la otra cara de esa gestión: la dotación legal y los beneficios para empleados, que entregas de forma ordenada con la tarjeta de dotación. Así el área de recursos humanos dedica su tiempo a decidir, no a hacer trámites. Consulta también las herramientas de cálculo del blog.