Vacaciones en Colombia: lo que dice la ley laboral

Las vacaciones son un descanso remunerado al que tiene derecho todo trabajador dependiente en Colombia. No son una prestación social en sentido estricto, sino un derecho al descanso, y por eso tienen reglas propias sobre cuántos días corresponden, cuándo se disfrutan, cuándo se pueden pagar en dinero y sobre qué salario se calculan. Este artículo recoge el marco normativo que necesita el área de recursos humanos para administrarlas bien, con los artículos del Código Sustantivo del Trabajo (CST) que aplican en cada punto.

Cuántos días de vacaciones corresponden

El artículo 186 del CST establece la regla base: el trabajador tiene derecho a 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas por cada año de servicio.

Dos precisiones que evitan errores de cálculo:

Son días hábiles, no calendario. Para contar los 15 días hábiles no se incluyen los domingos ni los festivos. En la práctica, 15 días hábiles de descanso suelen abarcar alrededor de tres semanas de calendario.
El derecho se causa por cada año de servicio, pero puede disfrutarse de forma proporcional al tiempo trabajado cuando el contrato termina antes de cumplir el año.

Cuándo se disfrutan

El artículo 187 del CST regula la época de las vacaciones. El punto central para RRHH es que es el empleador quien señala la fecha en que se concederán las vacaciones, y debe hacerlo a más tardar dentro del año siguiente a aquel en que se causó el derecho.

Además, el empleador debe avisar al trabajador con al menos quince días de anticipación la fecha en que le concederá las vacaciones. Esto permite planear la operación y evitar que varios miembros de un mismo equipo salgan a la vez.

Dejar vencer el plazo para conceder las vacaciones es un error frecuente: el derecho no desaparece, se acumula y queda pendiente a cargo del empleador, con el consiguiente pasivo.

Acumulación de vacaciones

La regla general es que las vacaciones se disfruten dentro del año siguiente a su causación. Sin embargo, el artículo 190 del CST admite la acumulación en ciertos supuestos.

En términos generales, se puede acordar acumular las vacaciones por determinados periodos, y para algunos trabajadores (como técnicos, especializados, de confianza o extranjeros) la norma contempla reglas particulares de acumulación. En todos los casos, suele conservarse el disfrute de un mínimo de días cada año para no desnaturalizar el descanso. Dada la casuística, conviene confirmar la redacción vigente del artículo antes de aplicar un esquema de acumulación concreto.

Lo importante para la gestión: acumular no es “guardar indefinidamente”. Es una excepción reglada, no la regla.

Compensación en dinero: límites

¿Se pueden pagar las vacaciones en dinero en lugar de disfrutarlas? Solo de forma limitada. El artículo 189 del CST, en su redacción modificada por la Ley 1429 de 2010, permite que empleador y trabajador acuerden por escrito, y previa solicitud del trabajador, compensar en dinero hasta la mitad de las vacaciones.

De aquí se desprenden dos ideas clave:

No se puede compensar en dinero la totalidad de las vacaciones estando vigente el contrato. El descanso efectivo es el fin de la figura.
La compensación de la mitad requiere acuerdo escrito y solicitud del trabajador; no es una decisión unilateral del empleador.

La excepción a lo anterior es la terminación del contrato: cuando el vínculo termina sin que el trabajador haya disfrutado las vacaciones causadas o proporcionales, estas se pagan en dinero dentro de la liquidación. Ese cálculo, junto con el resto de conceptos de salida, lo desarrollamos en la guía de prestaciones sociales; aquí nos quedamos en el régimen del derecho, no en la liquidación final.

Dado que esta materia ha tenido modificaciones legales, confirma la redacción vigente del artículo 189 antes de formalizar un acuerdo de compensación.

Sobre qué salario se calculan

Las vacaciones se remuneran con el salario ordinario que el trabajador devenga al momento de disfrutarlas, con dos exclusiones relevantes:

No se incluye el auxilio de transporte. El auxilio está previsto para desplazarse al trabajo; durante las vacaciones no hay desplazamiento, así que no entra en la base.
No se incluye el valor del trabajo en horas extras. El recargo por trabajo suplementario no hace parte de la base de las vacaciones.

Cuando el salario es variable (comisiones, por ejemplo), se toma como base el promedio de lo devengado en el periodo correspondiente, según la regla del salario promedio.

Un ejemplo para fijar la idea: si un trabajador tiene un salario mensual fijo de referencia (sin auxilio de transporte) y sale a disfrutar sus 15 días hábiles, su remuneración de vacaciones se calcula sobre ese salario ordinario, no sobre el salario más el auxilio. Para correr distintos escenarios puedes apoyarte en las calculadoras laborales.

Errores frecuentes al administrar vacaciones

Contar los 15 días como calendario en lugar de hábiles.
No avisar con 15 días de anticipación la fecha de disfrute.
Dejar vencer el plazo para conceder las vacaciones y acumular pasivos sin control.
Compensar en dinero más de la mitad estando vigente el contrato.
Incluir el auxilio de transporte en la base de cálculo.
No formalizar por escrito el acuerdo de compensación de la mitad.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos días de vacaciones corresponden por año? 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas por cada año de servicio (artículo 186 del CST).

¿Quién decide cuándo se toman las vacaciones? El empleador señala la fecha y debe avisar con al menos quince días de anticipación (artículo 187 del CST).

¿Se pueden pagar las vacaciones en dinero? Solo hasta la mitad, por acuerdo escrito y a solicitud del trabajador, mientras el contrato esté vigente (artículo 189 del CST, Ley 1429 de 2010). Al terminar el contrato, las no disfrutadas se pagan en la liquidación.

¿El auxilio de transporte cuenta para calcular las vacaciones? No. La base es el salario ordinario, sin auxilio de transporte ni horas extras.

¿Se pueden acumular las vacaciones? Solo en los supuestos del artículo 190 del CST, no de forma indefinida. Confirma la redacción vigente antes de aplicar un esquema de acumulación.

Administra bien el descanso de tu equipo

Las vacaciones son un derecho al descanso con reglas estrictas de tiempo, aviso y cálculo. Llevarlas bien evita pasivos y reclamaciones. Para repasar el resto de obligaciones laborales, consulta la guía de prestaciones sociales y sigue el blog de nómina de Dotación Empresarial, donde explicamos cada derecho del trabajador con el mismo rigor y pensando en quien administra el personal.