Nómina electrónica fechas: calendario y plazos para RRHH en Colombia
Nómina electrónica fechas: cuándo generar y transmitir el documento a la DIAN, cierre mensual y plazos clave. Guía de calendario para el área de RRHH en Colombia.
Publicado el 24 de junio de 2027
Cuando se habla de nómina electrónica fechas, lo que el área de recursos humanos necesita saber no es solo qué es el documento, sino cuándo hay que generarlo y transmitirlo para no incumplir. Esta guía se centra en el calendario: la periodicidad, el cierre mensual y los plazos frente a la DIAN. Si todavía tienes dudas sobre qué es y cómo funciona el documento soporte, revisa primero la guía de nómina electrónica.
Importante: los números de resolución y los plazos exactos pueden actualizarse, por eso en este artículo los marcamos para verificación. Confirma siempre el calendario vigente en el portal de la DIAN antes de programar tus procesos.
Cada cuánto se genera: periodicidad mensual
El documento soporte de pago de nómina electrónica se genera con periodicidad mensual, independientemente de que tu empresa pague de forma quincenal o semanal. Es decir, aunque pagues dos veces al mes, consolidas y reportas por mes.
Esto obliga a pensar en dos momentos distintos:
- El pago al trabajador, que sigue tu política interna (mensual, quincenal, etc.).
- La generación y transmisión del documento soporte a la DIAN, que es mensual.
No confundas uno con otro: puedes pagar quincena a quincena y, aun así, tu obligación de reporte es una sola por mes.
El plazo de transmisión a la DIAN
El documento de cada mes se debe generar y transmitir a la DIAN dentro de los primeros días del mes siguiente al periodo de la nómina. En la práctica, esto significa que el reporte de un mes no se hace el mismo mes, sino al cierre, ya con los pagos consolidados.
Por eso el calendario de tu equipo debe prever una ventana al inicio de cada mes para:
- Cerrar la nómina del mes anterior (sueldos, horas extra, recargos, deducciones).
- Generar el documento soporte con esos valores.
- Transmitirlo y confirmar que la DIAN lo acepte dentro del plazo.
El cierre mensual, paso a paso
Un cierre ordenado evita correr contra el plazo. Esta secuencia te sirve de plantilla mensual:
| Momento | Actividad |
|---|---|
| Durante el mes | Registrar novedades: ingresos, retiros, incapacidades, horas extra, licencias |
| Fin de mes | Liquidar la nómina y validar deducciones y aportes |
| Inicio del mes siguiente | Generar el documento soporte de nómina electrónica |
| Dentro del plazo DIAN | Transmitir y confirmar la aceptación |
Cuando detectes un error después de transmitir, se corrige con una nota de ajuste de nómina electrónica, no editando el documento original. Guarda el soporte de cada envío para auditoría.
Fechas 2026 y años siguientes: qué verificar
Las búsquedas de nómina electrónica fechas 2026 o nómina electrónica 2026 apuntan a un calendario concreto. Ese calendario depende de lo que publique la DIAN para el año y de la resolución vigente, por lo que no debes asumir plazos de años anteriores. Antes de cada cierre, confirma:
- El plazo de transmisión mensual que esté vigente.
- Si hubo modificaciones a la Resolución DIAN 000013 de 2021 o a sus anexos técnicos.
- Si tu empresa entró en algún grupo o fase con fecha específica de obligatoriedad.
Errores frecuentes con las fechas
- Reportar el mismo mes del pago. El documento se transmite al mes siguiente, ya cerrado.
- Olvidar las novedades de fin de mes. Incapacidades y retiros de última hora cambian el documento si se cargan tarde.
- Dejar el envío para el último día. Si la DIAN rechaza el documento, necesitas margen para corregir y reenviar dentro del plazo.
- No archivar los soportes. Sin el comprobante de aceptación no tienes trazabilidad ante una revisión.
Preguntas frecuentes
¿Si pago quincenal, reporto dos veces al mes? No. El pago puede ser quincenal, pero el documento soporte es mensual: consolidas el mes y lo transmites una vez.
¿Qué pasa si me paso del plazo? El incumplimiento puede acarrear sanciones. Lo prudente es cerrar a inicio de mes y transmitir con margen. Verifica el régimen sancionatorio vigente.
¿Cómo corrijo un error ya transmitido? Con una nota de ajuste de nómina electrónica, que reemplaza o complementa el documento, sin borrar el original.
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Cumplir con las fechas de la nómina electrónica es más sencillo cuando la información de pagos y beneficios de tu equipo está centralizada y es trazable. Con Dotación Empresarial gestionas la dotación legal y los beneficios de tus empleados en una sola tarjeta, con registro claro de cada movimiento. Conoce la tarjeta de dotación y revisa nuestras calculadoras laborales para apoyar tu gestión mensual.