Dotación de empleados: qué debe dar tu empresa y cómo
Dotación de empleados en Colombia: qué dotación se le debe dar a un empleado, cada cuánto, a quién y cómo cumplir paso a paso. Guía para RRHH.
Publicado el 1 de diciembre de 2026
Si gestionas personal en Colombia, tarde o temprano te haces la pregunta: ¿qué dotación se le debe dar a un empleado y cada cuánto? La dotación de empleados es una obligación legal concreta, con requisitos claros, pero se presta a confusión porque muchas empresas la entregan “por costumbre” sin revisar quién tiene derecho ni qué debe incluir. Esta guía resuelve la duda de forma práctica, para que cumplas sin pagar de más ni exponerte a un reclamo.
Qué es la dotación de empleados y qué dice la ley
La dotación para empleados es el suministro gratuito de calzado y vestido de labor que el empleador debe entregar a ciertos trabajadores tres veces al año. Está regulada en el artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), modificado por la Ley 11 de 1984.
Dos reglas marcan todo lo demás:
- Se entrega en especie, nunca en dinero. El artículo 232 del CST prohíbe pagarla en efectivo, aunque el empleado lo pida.
- El costo lo asume por completo la empresa; al trabajador no se le descuenta nada.
Qué dotación se le debe dar a un empleado
La ley fija un mínimo: cada entrega debe incluir, al menos, un (1) par de calzado y un (1) vestido de labor apropiados para la función que desempeña la persona. “Vestido de labor” significa ropa adecuada al trabajo, no ropa de uso personal.
En la práctica, lo que entregas depende del cargo:
- Oficina y atención al público: pantalón o falda, camisa o blusa de labor, y calzado formal.
- Operativos y servicios: uniforme, overol o camiseta tipo polo según la actividad, y calzado resistente.
- Bodega, aseo o cocina: prendas lavables y cómodas, y calzado antideslizante.
Un punto importante: los elementos de protección personal (casco, guantes, botas de seguridad, gafas) no forman parte de la dotación legal, sino de la seguridad y salud en el trabajo. Son una obligación aparte, que no depende del salario y cobija a todo trabajador expuesto a un riesgo.
A quién se le debe dar: requisitos
No todos los empleados tienen derecho a dotación. Deben cumplirse dos condiciones al mismo tiempo:
- Ganar hasta dos (2) SMMLV. Si el salario mensual supera dos veces el salario mínimo vigente, no hay obligación legal. Para 2026, compara el salario de cada empleado con el doble del SMMLV del año ``.
- Llevar más de tres (3) meses vinculado en la fecha de entrega.
Aplica a trabajadores con contrato de trabajo, sea a término fijo o indefinido. Lo que define el derecho es el salario y la antigüedad, no la modalidad del contrato.
Cada cuánto se da la dotación
La dotación de empleados se entrega tres veces al año, en estas fechas:
| Entrega | Fecha límite |
|---|---|
| Primera | 30 de abril |
| Segunda | 31 de agosto |
| Tercera | 20 de diciembre |
Antes de cada fecha, revisa la nómina y verifica quién cumple las dos condiciones. Un empleado que ingresó en octubre, por ejemplo, no alcanza los tres meses para la entrega de diciembre, pero sí tendrá derecho a la de abril del año siguiente.
Cómo cumplir paso a paso
Un proceso sencillo para que la dotación de empleados no se te escape:
- Filtra la nómina por salario (hasta 2 SMMLV) y antigüedad (más de tres meses) frente a cada fecha de entrega.
- Define qué entregas por cargo: calzado y vestido de labor apropiados a la función.
- Presupuesta el número de dotaciones: trabajadores con derecho por tres entregas al año.
- Entrega a tiempo, antes de cada fecha límite.
- Documenta cada entrega con firma o registro de recibido. Es tu respaldo ante una inspección.
- Verifica el uso. El artículo 233 del CST señala que el empleado debe usar la dotación en su labor.
Errores frecuentes al dar dotación para empleados en Colombia
- Pagarla en dinero o sumar su valor al salario. Prohibido (CST, art. 232).
- Dársela a todos sin revisar el tope de 2 SMMLV, lo que infla el gasto innecesariamente.
- Olvidar el requisito de los tres meses, entregando a quien aún no lo cumple o negándola a quien ya lo superó.
- Entregar prendas que no sirven para la labor, lo que desvirtúa la obligación.
- No dejar registro de la entrega.
Preguntas frecuentes
¿Qué dotación se le debe dar a un empleado como mínimo? Al menos un par de calzado y un vestido de labor adecuados al cargo, en cada una de las tres entregas del año.
¿La dotación para empleados se puede dar en dinero? No. Debe ser en especie; la ley prohíbe pagarla en efectivo.
¿Un empleado que gana más de 2 SMMLV tiene derecho? No por obligación legal. La empresa puede dársela voluntariamente como beneficio.
¿La dotación cuenta como salario? No. No constituye salario ni entra en la base de aportes a seguridad social.
¿Qué pasa si el empleado no usa la dotación? Si no la destina a su labor sin justificación, el empleador puede quedar eximido de la entrega siguiente (CST, art. 233).
¿Los teletrabajadores tienen derecho a dotación? Si cumplen las dos condiciones (hasta 2 SMMLV y más de tres meses), sí. La dotación debe ser coherente con la labor que realizan.
Gestiona la dotación de tus empleados sin complicarte
La dotación de empleados es fácil de cumplir cuando tienes la nómina filtrada, las fechas en el calendario y las entregas documentadas. La parte pesada es la logística: comprar, distribuir y registrar varias veces al año.
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